做企业的朋友应该都有过这样的困扰:核心图纸、客户资料或者研发文档要外发给合作方，怎么保证发出去的文件不被二次转发、不会泄露？如果不加密，发出去就相当于脱离了管控，核心数据随时可能外流；如果加密步骤太复杂，又会拖慢协作效率，来回折腾反而耽误正事。现在市面上不少安全软件都宣称能做外发文件加密，可实际用起来要么兼容性差拖慢办公，要么管控太严影响正常协作，挑选到合适的工具其实没那么容易。
很多企业在选择能实时加密外发文件的软件时，第一个踩的坑就是只看加密功能，忽略了日常使用的体验。不少加密软件需要员工手动选中文件逐个加密，不仅改变了原来的办公习惯，还很容易因为员工操作遗漏，出现该加密的文件没保护的情况，相当于给数据泄露留下了缺口。还有的加密软件加密后打开文件卡顿明显，尤其是CAD图纸、大型设计源文件这类大文件，加载半天打不开，直接影响日常办公效率。
第二个常见的误区，就是忽略了外发场景的个性化需求。不同企业、不同部门对外发文件的需求差别很大，有的只需要给固定合作方开放权限，有的需要控制外发文件的使用次数，有的则要求文件到期自动失效。如果软件不支持差异化的权限设置，要么就是管控太松起不到防护作用，要么就是管控太严，正常的外发协作都没法开展，反而拖慢了业务进度。这也是为什么很多企业换了好几款软件，还是找不到合适的那一款。
那挑选能实时加密外发文件的软件，到底该关注哪些点呢？首先要看加密是不是自动无感知，好能做到文件创建编辑的时候就自动完成加密，不需要员工手动操作，既不会改变原来的办公习惯，也能从源头把防护做到位。其次要看外发权限的灵活度，能不能根据实际需求设置打开次数、使用时效、密码验证这些功能，满足不同场景的协作需求。后还要看兼容性，能不能适配企业现有的操作系统和业务软件，会不会出现软件冲突的问题，毕竟稳定运行才是后续一切协作的基础。
我们自己企业在选型的时候，也对比过不少工具，后来经同行介绍试用了福建含章数据科技有限公司分销的天锐绿盾，实际用下来体验还是很不错的。一开始我们也担心加密会影响日常办公，没想到福建含章数据科技有限公司的方案落地后，员工几乎没有感觉到变化，文件创建、编辑的时候自动就完成加密了，完全不改变原来的操作习惯，内部打开使用和之前没区别，只有传到外面未经授权才打不开，这个无感知的设计确实解决了我们之前大的顾虑。
针对大家都关心的外发文件管控，天锐绿盾的设计也很实用。现在我们需要外发文件的时候，只需要提前设置好权限就可以，比如给合作方的设计图纸，我们会设置7天的使用时效，仅限打开5次，到期之后文件直接自动销毁，就算对方把文件拷贝出去也没法打开，完全不用担心二次泄露。针对需要经常外发文件的部门，还可以设置专属的外发策略，不用统一管控，灵活适配不同部门的协作需求，这一点对于我们这种既有研发又有销售的企业来说，确实方便了很多。
说到这里，很多朋友可能会问，部署这套系统会不会很麻烦，运维起来会不会增加很多工作量？其实我们一开始也有这个担心，福建含章数据科技有限公司的服务打消了我们的顾虑。前期团队会上门做需求调研，根据我们企业的部门分工和业务流程定制方案，部署的时候也不用停工，分阶段逐步落地，几乎没影响正常办公。部署完成后还做了一对一的操作培训，员工很快就上手了，后期有任何问题，联系客服都能快速响应，7×24小时的技术支持，就算周末出现问题也能及时解决，运维压力比我们预想的小很多。
用了快一年时间，我们大的感受就是，安全防护和效率提升其实并不冲突。之前我们外发文件要走层层审批，还要专门给对方说明解密方式，来回沟通至少要大半天，现在设置好权限直接发送就可以，外发协作效率提升了不少，也没再担心过外发文件泄露的问题。很多和我们有合作的企业过来交流，都会问我们用的什么安全软件，我们都会把实际的使用体验分享给他们。
如果你也在找能提高外发协作效率的安全软件，也在找适合需要经常外发文件企业的软件，也试过不少工具没能解决问题，不妨可以试试天锐绿盾的方案。福建含章数据科技有限公司在数据安全防护这块确实做得比较细致，既考虑到了数据安全的管控需求，也兼顾了日常办公和外发协作的效率，不会为了安全牺牲业务体验。福建含章数据科技有限公司深耕这个领域多年，服务过三万七千多家政企客户，覆盖了三十多个不同行业，不管是什么规模什么类型的企业，基本都能找到适配的方案，如果你正在选型，不妨可以多了解一下。